Muitas vezes a empresa pode ficar em dúvida na hora de aplicar punições aos empregados que cometeram faltas graves, principalmente quando o empregado se recusa a assinar o termo atestando ciência da advertência, suspensão ou justa causa recebida.
Nesses casos, a empresa deve chamar duas testemunhas e proceder logo em seguida com a leitura do termo ao empregado na presença destas, as quais atestarão que o empregado recebeu a punição e negou-se a assiná-la. É imprescindível que as testemunhas assinem no final da folha, indicando, inclusive, o nome por extenso e o número do CPF.
As testemunhas podem ser colegas de trabalho do empregado, mas de forma alguma superior hierárquico. Já a leitura do termo deverá ser feita na presença apenas do empregador, das testemunhas e do empregado, objetivando não expor o empregado.
Por fim, é importante dizer que as testemunhas não confirmam conhecimento quanto ao ato ou omissão que ensejou a punição do empregado, mas apenas que o empregado negou-se a assinar a punição recebida.